طراحي، استقرار و راهبري دفتر مديريت پروژه ها (PMO)

دﻓﺘﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه ﯾﺎ دﻓﺘﺮ ﭘﺮوژه، واﺣﺪی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ به منظور ﻣﺮﮐﺰﯾﺖدﻫﯽ و ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﯽ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژهﻫﺎی ﺗﺤﺖ ﻧﻔﻮذ آن اﺳﺖ. دﻓﺘﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه ﺑﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه ﻫﺎ، ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و ﯾﺎ ﺗﺮﮐﯿﺐ آﻧﻬﺎ ﻧﻈﺎرت ﻣﯽﮐﻨﺪ. همچنین، دﻓﺘﺮ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه در ﻃﯿﻔﯽ از ﮐﺎرﮐﺮدﻫﺎی ﭘﺸﺘﯿﺒﺎﻧﯽ ﺑﺮای ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﭘﺮوژه نقش موثر ایفا می نماید که این موارد عبارتند از: آﻣﻮزش، ﺗﻬﯿﻪ ﻧﺮم اﻓﺰار، ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺧﻂ ﻣﺸﯽﻫﺎ و روﯾﻪ ﻫﺎی اﺳﺘﺎﻧﺪارد ﺗﺎ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺴﺘﻘﯿﻢ و واﻗﻌﯽ ﭘﺮوژهﻫﺎ و ﻣﺴﺌﻮﻟﯿﺖ ﺑﺮای رﺳﯿﺪن ﺑﻪ اﻫﺪاف ﭘﺮوژه.

دفتر مدیریت پروژه بر 12 نقش متدولوژی و استاندارد ها، مدیریت منابع انسانی، مشاوره و ارشاد، توسعه مدیریت مستندات و دانش پروژه، آموزش، توسعه و ارتقا مهارت ها، مدیریت سبد پروژه ها، فرآیند های ارزیابی و نظارتی، اداره پروژه/ مدیریت استراتژیک، مدیریت و تسهیل ارتباطات، ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه، پشتیبانی از تسهیلات و تجهیزات و خدمات تخصصی مدیریت پروژه، دلالت دارد.

نقش های فوق الذکر بر اساس نوع PMO ی ایجاد شده، عملیاتی می شود. انواع PMO شامل  پشتیبانی از پروژه ها، کنترل پروژه ها و مدیریت مستقیم پروژه ها قابل تعریف است که بدون شک هر نوع از آن و تشکیل آن وابسته به میزان بلوغ سازمان یا شرکت مربوطه می باشد. تفاوت این سه نوع ازPMO  در میزان کنترل و قدرت آن در پروژه هاست و به ترتیب هر چه در این سه نوع به بالا حرکت کنید قدرت و تاثیرگذاری و میزان تصمیم گیری آن در پروژه های یک سازمان متفاوت می باشد.

• PMO پشتیبان از طریق فراهم کردن الگوها، راهکارهای مفید، آموزش و دسترسی به اطلاعات تدریس شده، نوعی نقش مشاوره‌ای برای پروژه‌ها ایفا می‌کند. دفتر مدیریت پروژه پشتیبان، به عنوان مخزن پروژه عمل می‌کند. میزان کنترلی که توسط این نوع PMO فراهم می‌شود، پایین است.

• PMO کنترلی با استفاده از ابزارهای مختلف، پشتیبانی و تطابق مورد نیاز را فراهم می‌کند. این مطابقت، شامل پذیرش متدولوژی‌های مدیریت پروژه، استفاده از الگوها، فرم‌ها و ابزارهای خاص است. میزان کنترلی که توسط این PMO فراهم می‌شود، متوسط است.

• PMO به صورت مستقیم کنترل پروژه‌ها را از طریق مدیریت مستقیم آنها بر عهده دارد. این مدل، فراتر از کنترل پیش می‌رود و مسئولیت‌های پروژه را با ارائه تجربیات مختلف و منابع مدیریت پروژه، بر عهده می‌گیرد. بنابراین، میزان کنترلی که توسط این PMO فراهم می‌شود، زیاد است. در واقع، دفتر مدیریت پروژه دستور دهنده، درجه بالایی از کنترل را در فرآیند مدیریت پروژه سازمان اعمال کرده و آن را حفظ می‌کند.